Предприниматели по закону ставят онлайн-кассы, но в магазине и салоне не всегда нужна дорогая касса с экраном. Достаточно поставить на компьютер кассовую программу и подключить фискальный регистратор для печати чеков. Это полноценная касса, она помогает избежать штрафов и воровства сотрудников. Рассказываем, какие программы есть на рынке, что они умеют и как помогают экономить.
Зачем нужна кассовая программа
Кассовая программа — программное обеспечение, которое учитывает каждый товар, проходящий через кассу. С помощью программы продавец рассчитывает стоимость покупки и принимает оплату. Программа формирует чек, отправляет на печать и передает его оператору фискальных данных.
Это основные функции. В дополнение к ним пользователь кассы получает бонусы, которые помогают бизнесу расти.
Защита от воровства.
Когда в магазине работают наемные сотрудники, кассовая программа помогает исключить воровство товаров и выручки. В программе можно заранее задать цены, и кассир не сможет их менять. Так предприниматель исключает ошибки и махинации с ценой при продажах.
Ускорение работы кассира.
У программы есть графический интерфейс, который проводит пользователя по всему процессу продажи. Кнопки быстрого доступа для популярных позиций и подсказки на каждом этапе ускоряют работу кассира.
Лояльность клиентов.
Кассовая программа позволяет назначать скидки для отдельных продуктов, предлагать бонусы постоянным клиентам.
Отчеты о продажах.
Кассовые программы умеют собирать данные о количестве проданных товаров и их цене. На основе этих данных отдельный сервис или товароучетная система выводят отчеты: продажи за выбранный срок, средний чек, прибыль бизнеса и маржу.
Работа периферийных устройств.
К кассе или компьютеру с кассовой программой подключают сканер штрихкодов и денежный ящик. Реже — терминал для приема банковских карт и весы. Если устройства интегрированы с кассой, это позволяет не перепечатывать сумму с одного устройства на другое — она появляется на кассе автоматически. Так предприниматель исключает ошибки и обман со стороны кассира.
Кассовая программа Дримкас Старт дает продавцу быстрый доступ к популярным товарам
Виды программного обеспечения для онлайн-касс
Традиционно, ПО, которое находится в любой ККТ для стандартных действий типа включения и выключения, называется низкоуровневым.
Кассовое ПО на базе операционной системы для кассы или компьютера называется высокоуровневым системным.
ПО, обладающее дополнительными функциями (товароучета или формирования бонусных карт), называется высокоуровневым прикладным.
Рассмотрим виды программ для онлайн-касс более подробно.
Низкоуровневое системное ПО
Это программы для кассы, которые встроены в сам аппарат.
Их основные задачи:
- включить онлайн-кассу и следить, чтобы она работала без остановки не больше 24 часов (в соответствии с 54-ФЗ);
- выключить ККТ при необходимости или после нажатия кнопки;
- перезагрузить аппарат;
- записать информацию о расчетах в фискальный накопитель.
Кассир практически не замечает работу низкоуровневого ПО, так как все действия происходят без его участия. Иногда, если онлайн-касса показывает ошибку при стандартных процедурах, хочется самостоятельно разбираться в причинах. Но чаще лучше обратиться к специалистам сервиса технической поддержки ККТ.
Высокоуровневое системное
Это программное обеспечение, которое загружено в память кассы или компьютера, и используется для основных функций онлайн-кассы. Работает на основе операционных систем (типа Android, Windows и других).
Основные задачи высокоуровневого ПО:
- формировать реквизиты чека;
- фискализировать платежи;
- передавать сведения онлайн в ОФД;
- получать информацию от оператора фискальных данных и давать команду на печать или отправку чека покупателю;
- отпускать товары по штрихкодам.
Почему это ПО для работы с кассой принято называть «высокоуровневым»? Дело в возможности настройки онлайн-кассы для формирования специальных реквизитов, добавления информации в чек.
Есть бесплатное высокоуровневое ПО для онлайн-кассы, которое можно устанавливать на компьютер. Его предоставляют производители фискальных регистраторов. Иногда производители онлайн-касс выпускают платный софт.
Иногда к бесплатному системному ПО требуется покупка дополнительного, например товароучетного функционала. Так программа для кассы может быть улучшена до более совершенного уровня.
Высокоуровневое прикладное
Прикладное оборудование высокого уровня помогает решать определенные узкие, специализированные задачи. Оно может существенно облегчить работу кассира.
Например, высокоуровневое ПО для онлайн-кассы может:
- анализировать платежи за месяц и выделять самые продаваемые товары;
- помогать вести бухгалтерский и складской учет;
- отложить чек покупателя, который забыл деньги в машине, и обслужить остальных клиентов в очереди, а потом вернуться к незавершенной продаже;
- принимать деньги через платежный агрегатор, используя кассу, которая стоит в очереди.
Этот список можно продолжать и дальше. Обычно директор магазина или владелец торговой сети подбирает высокоуровневое ПО для онлайн-кассы под собственные, индивидуальные запросы и нужды.
Такой вид программ для онлайн-кассы может быть двух вариантов: с установкой на компьютер или облачного типа.
При первом необходимо поставить софт на тот ПК, к которому подключена касса, и менять компьютер нельзя (то есть в случае проблем с оборудованием переподключить к другому ПК нельзя).
Облачный тип программного обеспечения хранит все сведения о продажах на удаленном сервисе. То есть можно пользоваться программой и ее данными с любого компьютера. Главное – обеспечить доступ к интернету.
Какое программное обеспечение важнее?
Как мы видим, существуют разные виды платного и бесплатного ПО для онлайн-касс. И нельзя сказать, что какая-то из программ будет более важной.
Низкоуровневое и высокоуровневое ПО важно для онлайн-касс, потому что системное ПО – это основные «мозги» кассы. Без него не будет работать ни одна онлайн-касса.
Если на кассе есть только системное ПО, то онлайн-касса не будет функционировать при уникальных операциях: не будет работать с ЕГАИС, маркировкой.
Также важна и аналитика, которую выполняет только прикладное ПО. Ведь именно учет продаж помогает выявить лидеров и аутсайдеров среди товаров и изменить ассортиментную политику.
Отметим, что кассир часто даже не задумывается о системном ПО. И пользователь, спрашивая о программе для кассы, имеет в виду чаще всего именно прикладную программу
Ведь именно прикладное ПО:
- стоит денег и не встроено в кассу;
- можно настроить под нужды кассира.
Как раз с интерфейсом высокоуровневой прикладной программы работает кассир.
Что делает программа для магазина
Онлайн-касса по закону печатает чек, сохраняет данные о продаже в фискальный накопитель и отправляет эту информацию оператору фискальных данных. ОФД — это сервис, который транслирует информацию в налоговую и, если надо, отправляет чек клиенту по SMS или электронной почте. Чтобы работать с функциями кассы, нужна кассовая программа. Требования к онлайн-кассам в федеральном законе № 54
Формирование чека.
Касса печатает фискальный чек с информацией по каждой позиции: наименования товаров, количество, цены с учетом скидок, ставки НДС. На каждом чеке — QR-код не меньше 20×20 мм с данными о чеке. Программа должна уметь рассчитать скидку и сформировать чек с этими данными.
Покупатель может проверить такой чек на подлинность. Для этого он считывает QR-код через приложение ФНС
Если требуется, программа добавляет в чек дополнительные реквизиты, например данные компании-поставщика, когда магазин выступает агентом. Если клиент не просто покупает товар, а вносит аванс или платит бонусной картой, программа тоже должна отразить это в чеке.
Передача чека оператору фискальных данных.
Кассовая программа отправляет данные о продаже ОФД. По закону это нужно сделать в момент расчета с покупателем. Если в чеке была ошибка, через программу можно отправить чек коррекции.
Формирование чеков о технических операциях.
Программа помогает зарегистрировать кассу в налоговой и изменить параметры регистрации — в обоих случаях формируются специальные чеки. Перед началом расчетов касса печатает отчет об открытии смены, после — отчет о закрытии смены. При закрытии и замене фискального накопителя формируется отчет о закрытии ФН, при налоговой проверке — отчет о текущем состоянии расчетов.
Какие бывают программы для касс
Кассовая программа может работать на кассе и на компьютере. Какую кассу и программу выбрать, зависит от бизнеса и количества магазинов.
Программа для автономной кассы.
Автономка — это суммирующая касса, которая не предназначена для работы с базой товаров, не защищает от воровства и не предоставляет отчетов о бизнесе. Автономки обычно устанавливают, чтобы соблюсти закон и потратить минимум денег. Она подходит для микробизнеса, где продавец и владелец бизнеса один и тот же.
Преимущество автономки в том, что она стоит дешевле других касс.
Ее главный недостаток — в кассовой программе, которую трудно обновить без помощи специалиста и использовать по мере развития бизнеса.
У автономки маленький экран и неудобная загрузка новых позиций. Поэтому товары в базу часто просто не заносят, а покупки рассчитывают по сумме, как на калькуляторе.
Какие бывают онлайн-кассы и почему автономные кассы вам не нужны
Программа для кассы-моноблока.
Когда бизнес развивается и владелец магазина нанимает кассиров, он обычно меняет автономку на кассу-моноблок, простую или сенсорную. На моноблоках предустановлена полноценная кассовая программа, она позволяет владельцу устанавливать цены и контролировать работу сотрудников.
Программа для компьютера с фискальным регистратором.
Фискальник — это касса без экрана, она подключается к компьютеру. Такая касса стоит недорого, почти как автономка. При подключении к компьютеру с кассовой программой фискальник превращается в полный аналог кассу-моноблока.
Мы собрали основные возможности перечисленных программ в таблицу. Некоторые из них могут быть бесполезны для предпринимателю с одной торговой точкой. Но они потребуются ему по мере расширения бизнеса.
Бесплатная кассовая программа Дримкас Старт
Защищает от воровства, показывает статистику продаж, помогает удерживать клиентов.
Работает без пробного периода и доплат за новые функции.
Как выбрать кассовую программу в зависимости от типа бизнеса
Программное обеспечение онлайн-кассы может работать как на самом кассовом аппарате, так и на компьютере. Оно может выполнять ограниченное количество задач, а может быть многофункциональным.
Подбирать ПО для онлайн-кассы необходимо исходя из типа бизнеса. Надо подумать, насколько конкретному магазину необходим дополнительный функционал.
Ведь установить высокопроизводительную кассовую и товароучетную программу в ларьке с пятью видами товара – все равно, что забивать гвозди микроскопом.
Представим таблицу: какой функционал ПО для онлайн-кассы необходим для разных типов магазинов.
Павильон без наемных сотрудников
Ситуация распространенная: ИП работает в небольшом павильоне или островке в ТЦ сам, торгуя без наемных сотрудников.
Главное в кассовой программе – соответствовать требованиям 54-ФЗ, а также возможность анализировать продажи и делать выводы о спросе на тот или иной товар.
Так как предприниматель работает сам, первые выводы о продажах он делает на основе наблюдения. Однако намного проще, если в конце месяца ему будет предоставляться полная аналитика.
Отдельный небольшой магазин
Другая ситуация: есть небольшой магазин с ассортиментом в 100-200 позиций (не повседневный спрос). Используется труд наемного персонала.
Пример – магазин сантехники, салон мебели, магазин электроники и т.д.
Часто подобные торговые точки не имеют собственную систему лояльности (бонусов), так как конкурируют за покупателей по цене.
Даже небольшому магазину с наемными работниками необходим контроль за работой персонала (чтобы исключить воровство). Поэтому нужно, чтобы кассовая программа имела функционал CRM и наблюдения за конкретным сотрудником. Желательно, чтобы вход в программу был с помощью пароля – для каждого из продавцов используется отдельная учетная запись.
Торговая сеть или крупный магазин с товарами повседневного спроса
В случае использования ПО для кассы в крупном магазине или торговой сети важен не только кассовый функционал, но и дополнительное прикладное ПО. Как минимум оно должно выглядять так:
- программа лояльности или бонусная система;
- программа торгового учета;
- сервис для отслеживания действий сотрудников, удаленного назначения заданий для них.
Магазин и онлайн-продажи или просто интернет-магазин
У вас небольшой магазин с возможностью приема платежей через сайт? Или только продажи онлайн?
В любом случае, для конкурентного преимущества вам необходима бонусная программа. А в первом случае – возможность присоединения физической кассы к агрегатору или сайту .
О том, как подключить онлайн-кассу к интернет-магазину, читайте тут>>>
Нужна ли онлайн-магазину товароучетная программа? Обязательно, если вы торгуете не с одностраничника (одним товаром). Ведь она автоматизирует продажи: когда на сайте выкупили последнюю единицу товара, реализовать его не получится.
Совет по выбору: обязательное тестирование
Выбирая программу для кассы, попробуйте несколько вариантов. Разработчики обычно предлагают либо упрощенную бесплатную версию ПО, либо несколько дней свободного тестирования демо-версии.
Обычно за неделю работы можно понять основной функционал программы, выяснить оперативность работы техподдержки, оценить удобство интерфейса, необходимость дополнительного обучения и так далее.
Когда нужна программа на компьютере
Когда предпринимателю для работы нужен компьютер, он может купить фискальный регистратор и установить кассовую программу. Если бизнес новый, то докупить фискальник к ноутбуку — недорогое решение вопроса с кассой.
Продавец ищет товары в каталоге.
Если автосервис торгует запчастями, то без компьютера нельзя: продавцы постоянно подбирают детали по модели автомобиля и ищут нужный товар в каталоге. С фискальником и кассовой программой сотрудники могут использовать компьютер для поиска по запчастей и для пробивания чеков.
Мастер записывает клиентов.
Без компьютера не обходятся предпринимателям, которые оказывают услуги — парикмахер или стоматолог. Они записывают время и дату, когда придет клиент, чтобы планировать рабочее время. Это можно делать в Google Календаре или специальных приложениях. С кассовой программой на том же ПК можно принимать оплату и печатать чеки.
Снижение расходов на кассу.
Когда в точке продаж уже есть компьютер, предпринимателю незачем тратить 12 000–15 000 ₽ на моноблок без накопителя. Дешевле купить фискальный регистратор за 7000–8000 ₽, установить кассовую программу и торговать по закону.
Учет товаров в кассовой программе
Кассовая программа не ведет учет товаров, которые остались на складе. Она относится к классу программ «фронт-офис» — отвечают за продажи. Для учета остатков можно использовать «бэк-офис» — отдельный сервис или сложную товароучетную систему вроде 1C.
Веб-сервис с отчетами.
Такой сервис обычно сразу интегрирован с кассовой программой и включен в ее цену. Через сервис можно управлять ценами и скидками, контролировать выручку в торговых точках в режиме реального времени, видеть прибыль и планировать закупки.
Кабинет Дримкас показывает отчеты о продажах и рассчитывает валовую прибыль
Товароучетная система.
С кассовой программой можно использовать товароучетную систему 1С. В нее будут уходить данные о продажах, они отобразятся в привычной для бухгалтера среде. Для малого бизнеса с парой торговых точек товароучетка избыточна — достаточно веб-сервиса с отчетами.
Функциональность «1С:Кассы»
только одно
нет несколько
через «тонкий клиент»
несколько
через «тонкий клиент»
Настройка приложения или интернет-сервиса «1С:Касса» может быть выполнена за несколько минут и не требует глубоких знаний платформы «1С:Предприятие».
Справочник товаров и розничные цены в приложении «1С:Касса» можно создать вручную, выгрузить готовую номенклатуру из совместимой программы «1С» или загрузить:
- из файлов табличных документов Microsoft Excel (*.xls, *.xlsx), Star Office, Open Office, Libre Office и др. (*.ods);
- из текста с разделителями (*.csv);
- из табличного документа «1С:Предприятия 8» (*.mxl).
Интеграция с сервисом «1С:Номенклатура» позволяет быстро заводить товарную номенклатуру без необходимости ручного ввода наименований товара.
После загрузки «1С:Касса» автоматически передает номенклатуру на все кассовые аппараты.
Все торговые точки и все кассовые аппараты подключаются к облачному сервису «1С:Касса». Предприниматель может централизованно в одном окне в режиме реального времени управлять работой всех своих точек. В облаке удобно контролировать продажи, поддерживать порядок в складских запасах, вести товарный учет, смотреть отчеты.
Прочие возможности
Работа с заказами.
В «1С:Кассе» можно работать с заказами клиентов: получать и выгружать готовые заказы из других программ 1С (обмен данными в формате Enterprise Data), распределять заказы между курьерами, печатать маршрутные листы для выездных сотрудников, а также вести ведомость по состоянию заказов клиентов. В облаке предусмотрен обмен заказами напрямую с автономной онлайн-кассой «Штрих-Мпей-Ф» и с мобильным приложением «1С:Мобильная касса». Возможен также обмен с «1С:Мобильная касса» с локальным приложением «1С:Касса» с помощью веб-сервиса (разворачивается пользователем самостоятельно).
Интеграция с CMS Битрикс и UMI.
Реализована интеграция с CMS Битрикс и UMI в части работы с заказами. Все заказы, принятые в интернет-магазине и отраженные в CMS сайта, выгружаются в «1С:Кассу» в раздел «Заказы» автоматически по расписанию, настроенному пользователем. Для выгрузки необходимо предварительно настроить обмен между CMS сайта и «1С:Кассой». Кроме того, при оплате товара на сайте, чеки можно распечатать с помощью «1С:Касса».
Подключение онлайн-кассы «Эвотор».
Для осуществления обмена данными со смарт-терминалами Эвотор потребуется покупка приложения для синхронизации «1С-Эвотор» в магазине приложений Эвотор. Также возможна покупка интернет-сервиса «1С:Касса для Эвотор» непосредственно в магазине приложений Эвотор. Обращаем ваше внимание, что в последнем случае никакие дополнительные утилиты для синхронизации не потребуются, обмен будет настроен автоматически. При этом автоматически будет создан новый абонент в облаке 1cfresh.com, а его обслуживающим партнёром станет .
Что нужно знать о кассовых программах
Кассовая программа с отчетами на смартфоне
В комплекте с бесплатной программой Дримкас Старт идет личный кабинет. В нем предприниматель следит за выручкой, средним чеком и эффективностью продавцов.
Попробуйте программу прямо сейчас.
Возможности
Приложение 1С:Касса имеет достаточный функционал для для первичной автоматизации небольшого магазина или салона услуг:
- Удобное встроенное рабочее место кассира с возможностью подключения любых совместимых с 1С фискальных регистраторов (онлайн-касс), сканеров штрихкодов, банковских терминалов.
- Автоматическая синхронизация с интернет-сервисом 1С:Касса в полуавтономном режиме рабочего места кассира (доступно с середины января 2020 г.).
- Подключение дополнительных внешних касс на базе смарт-терминалов Эвотор.
- Работа с маркированным товаром и алкоголем (ЕГАИС)
- Обмен данными с 1С:Клиент ЭДО.
- Приёмка товаров, учёт остатков товаров и денежных средств в разрезе торговых точек
- Работа с несколькими юридическими лицами и системами налогообложения
- Печать ценников и этикеток
- Импорт и обработка заказов из интернет-магазинов, простая интеграция с 1С-UMI и 1С-Битрикс
- Интеграция по протоколу ED (Enterprise Data) с приложениями и сервисами, созданными компанией 1С и её партнёрами
- Приложение работает на платформе 1С:Предприятие 8.3, версия Базовая
Начиная с середины января 2020г. становится доступным полуавтономный режим рабочего места кассира в 1С:Касса. При его активации запускается автоматический обмен данными с облачным интернет-сервисом 1С:Касса, а функционал 1С:Касса приложение для ПК при этом сокращается до уровня кассовой программы с возможностью приёмки товаров от поставщиков. Это позволяет сочетать преимущества централизованного управления магазинами через интернет и при этом сохранять в магазине необходимую функциональность (продажи, приёмка товаров) даже при обрыве связи с интернетом. При восстановлении связи данные будут синхронизированы автоматически.