Электронный архив для организаций любого масштаба

В первую очередь электронный архив необходим крупным компаниям, имеющим разветвленную филиальную сеть, холдингам, корпорациям. Он нужен организациям, которые создают и изменяют сотни документов ежедневно. Электронный архив не только упростит работу с документами, но и позволит заметно сэкономить, к примеру, отпадет необходимость содержать штат сотрудников, занимающихся исключительно бумажной работой.

Безусловно, электронный архив необходим крупным фирмам и организациям, тем не менее, он пригодиться среднему и даже малому бизнесу. Пусть в процессе деятельности небольших фирм появляется не слишком много документов – хранение архива в электронном виде станет гарантией того, что ни один листик не затеряется. К тому же электронный архив может стать полезным в будущем. Вполне возможно, что средняя, и даже малая фирма в скором времени расширится, возрастут объемы работ, а с ними и количество документов.

Обзор приложения «Домашний архив» для Android: надежное цифровое хранилище для важных документов

Довольно распространенная ситуация – от вас требуется указать номер и серию паспорта, СНИЛС, ваш ИНН или данные еще какого-нибудь из множества привязанных к человеку документов, а вы не то что не помните нужный номер, но и забыли, когда последний раз видели, к примеру, запаянную в пластик карточку СНИЛС. Да и вообще смутно представляете, что это такое. Всегда иметь при себе полный комплект важных документов поможет приложение «Домашний архив» на Android, с помощью которого можно легко создать цифровые копии всех важных «бумажек».

«Домашний архив

» доступен для бесплатного скачивания в Google Play Маркет (ссылка в конце обзора). После установки на экране смартфона появятся сразу два ярлыка – для запуска основной версии приложения и «Экспресс-сканирование». Последний позволяет запустить фото-интерфейс «Домашнего архива», чтобы быстро отсканировать очередной важный документ, не тратя времени на запуск и навигацию по меню основного приложения. Сканы отправляются в раздел «Неразобранное», где и хранятся, пока владелец не разбросает их по соответствующим папкам. Мелочь, но приятная и удобная.

Сразу же после запуска приложения, необходимо определить – где будут храниться все отсканированные копии документов. Цифровые копии можно отправлять в облачное хранилище Google Диск и легко делиться доступом к ним с другими людьми, либо определить их в локальное хранилище (виртуальный архив будет размещаться во встроенной памяти смартфона).

Отмечу, что все цифровые копии таких важных документов, как паспорт, ИНН, СНИЛС, ПТС, свидетельств о праве на собственность и т.д. по умолчанию надежно шифруются с помощью алгоритма AES-128. Логично, ведь безопасность данных на мобильных устройствах относительна, а шифрование позволит уберечь важные документы от злоумышленников. Доступ в само приложение защищен паролем.

Настроек и функций в «Домашнем архиве» – необходимый минимум. Это – осознанное решение разработчика приложения, который основной задачей видит создание максимально удобного приложения для хранения цифровых копий самых разных документов. Вполне соответствует концепции «ничего лишнего» и интерфейс приложения – с ним легко можно разобраться без каких-либо инструкций и подсказок. Визуальный дизайн «Домашнего архива» можно назвать спартанским, зато приложение работает шустро даже на бюджетных устройствах, а «украшательства» и модный Material Design оставим для других приложений, менее серьезных.

Самая важная характерная черта «Домашнего архива» — шаблоны, позволяющие сократить объемы «ручного труда» до минимума. Тапаем на иконку добавить новую папку, и приложение выводит список заготовленных шаблонов: взрослые, дети, квартира, животные, дом и так далее.

Для каждого шаблона – свой пакет документов. К примеру, у «Взрослого» — ИНН, паспорт, СНИЛС, свидетельство о рождении. Хотите добавить к списку, к примеру, водительские права или пенсионное удостоверение? Без проблем, жмите на кнопку добавить новый документ и выбирайте из обширного списка. Если и там нужного формата не оказалось, то добавьте собственный.

В папку «Автомобиль» можно «положить» отсканированные ПТС, свидетельство и страховой полис. У детей – ИНН, СНИЛС, свидетельство о рождении. Папки, а равно и наборы документов, можно настраивать достаточно гибко, так что не стоит ограничиваться только шаблонами, предложенными разработчиком.

Чтобы сохранить в «Домашнем архиве» цифровую копию важного документа, достаточно нажать на соответствующую строчку в шаблоне (к примеру, ИНН), чтобы запустить интерфейс камеры смартфона и сфотографировать свидетельство о присвоении ИНН. При необходимости, «скан» можно обрезать и развернуть. Осталось лишь нажать на кнопку «Сохранить». Точно также можно добавить в «Домашний архив» уже сделанное фото документа, хранящееся на смартфоне.

При необходимости, прямо из приложения любую цифровую копию можно отослать практически любым из доступных на смартфоне способов – через электронную почту, популярные мессенджеры (Viber, WhatsApp, Skype), по Bluetooth и так далее. Отдельные страницы отсылаются в формате jpg, а документы (одностраничные и многостраничные) – в pdf.

Автор приложения, Сергей Гречушкин, занимает руководящий пост в одной из страховых компаний. Для него разработка мобильных приложений – хобби. «Домашний архив» создан в сотрудничестве со студией «ЕТИ».

Разработчик подчеркивает, что хранящиеся в приложении документы не только зашифрованы (если желаете, шифрование можно отключить для ускорения работы), но и не передаются куда-либо, сбором личной информации для третьих лиц «Домашний архив» также не занимается. Так что за сохранность важных данных пользователи могут быть спокойны.

Приложение бесплатное, функционал не ограничен, однако есть лимит на количество хранящихся документов. Его можно снять полностью, купив премиум-версию «Домашнего архива», либо просто докупить «места» для хранения сканов.

Наш вердикт.

«Домашний архив» – удобное и полезное приложение, с помощью которого можно сделать полностью цифровой архив всех важных документов и всегда иметь его под рукой на смартфоне. Прямо из приложения любой «скан» можно отослать различными способами другому человеку, а сами копии надежно защищены с помощью 128-битного шифрования. Скачать бесплатно на Android приложение «Домашний архив» можно по ссылке ниже.

ОФИЦИАЛЬНЫЙ САЙТ «ДОМАШНЕГО АРХИВА».

Другие новости по теме:

  • Инки против Чернобыля — новый блокбастер от Attack Software
  • «Тиграми не рождаются» — новогоднее поздравление Евросети
  • Sony Xperia sola — Android-смартфон с NFC и floating touch
  • Samsung GALAXY S4 Active — внедорожная версия смартфона Galaxy S4
  • Обзор Android-браузера Dolphin Express: для России с любовью
  • Распродажа проекторов: большой экран по скромной цене

Постоянный адрес публикации:

Основные функции электронного архива

Прежде всего, электронный архив должен предоставлять возможность хранения документов. Любых документов, создаваемых сотрудниками, и формируемых в рамках обработок корпоративных процессов. Идеальным вариантом можно считать модель, при которой электронный архив является единственным местом хранения документов.

Помимо функции хранения, архив должен предоставлять пользователям ряд дополнительных сервисов. Имеется в виду возможность создавать, изменять, хранить и искать документы.

Рубрики

Вопрос:

Какую программу лучше установить службе делопроизводства на компьютере для регистрации входящих, исходящих писем, служебных записок для облегчения нашей работы (в организации отсутствует электронный документооборот)?

Ответ:

Можно использовать три метода.

МЕТОД 1: MS Excel

Самый простой и бесплатный метод регистрации — регистрация в электронных таблицах, самый распространенный табличный редактор – это MS Excel.

Необходимо провести следующие мероприятия:

  • Сформировать две сетевые папки: одна — для входящей и исходящей корреспонденции, которую нужно открыть для чтения для всех сотрудников; вторая – для всех остальных документов, но доступ для редактирования необходимо дать только сотрудникам службы ДОУ.
  • Сделать журналы регистрации документов. Для этого сформировать отдельные файлы с таблицами, которые содержат все обязательные реквизиты, включая трек-номер отправления (номер из накладной курьерской службы или с чека Почты РФ) и сотрудника–исполнителя.

МЕТОД 2: Специализированные программы

Можете воспользоваться узкоспециализированными программами регистрации документов и обеспечения контроля. Например, программой «Регистрация документов организации 4.8» (https://araxgroup.ru/index.php/products/47-2019-04-02-09-42-36/105-registraciya-dokumentov-organizacii). Стоимость ее небольшая. Программа проста в понимании. Через формы в программе заполняются журналы регистрации, которые можно выгрузить. Бесплатно можно скачать и использовать на одном рабочем месте. Для 2—5 рабочих мест стоимость составит 4000 руб. за место.

МЕТОД 3: СЭД

Системы электронного документооборота, которые можно использовать только службе ДОУ и не распространять на всю организацию. Там уже все настроено для пользователя: самый быстрый ввод данных о документе, автоматизированный контроль исполнения, а также предусмотрено сканирование и хранение документов. Но если использовать такие СЭД только в одном подразделении, то они будут обходиться организации довольно дорого.

Системы электронного документооборота Количество лицензий Стоимость Е1 ЕВФРАТ 5—19 7 300 рублей за 1 рабочее место Docsvision до 100 7 700 руб. СЭД ТЕЗИС до 5 35 000 руб. CompanyMedia от 1 24 000 руб. 1С: Документооборот ПРОФ 30-50 (10 активных пользователей) 77 400 руб СЭД «ДЕЛО» 1—5 От 9 900 руб. за 1 рабочее место EOS for SharePoint 1—50 7 900 руб. за 1 рабочее место + серверная лицензия 52 500 руб. Directum До 100 7 100 руб. за одно рабочее место + серверная лицензияот 20 700 руб.

Преимущества и недостатки каждого из методов даны в таблице:

Метод Электронные таблицы (Excel) Специальные программы для регистрации документов Системы электронного документооборота Обучение сотрудников службы ДОУ Не требуется Не требуется Требуется Обучение сотрудников компании Не требуется Требуется Требуется Простота в использовании Просто Просто Сложно Требует специальных знаний в изменении (программиста) Не требуется Не требуется Требуется Сокращение времени на техническую операцию с документами Не сокращает Не сокращает Значительно сокращает Безопасное хранение скан-копий документов Не безопасно, риск потери данных Безопасно, необходимо настроить хранение копий базы Безопасно Контроль доступа к документам Отсутствует, либо все закрыть либо всем открыть Отсутствует Управляемый контроль доступа вплоть до личного контроля доступа к документу Автоматизация контроля исполнения документов Вручную Частично, требует настройки Полная автоматизация контроля исполнения Развитие программы В ручном режиме Отсутствует Постоянно обновляется и развивается Стоимость для компании Бесплатно Минимальная Высокая

/Е. Бугаева Подробный материал по теме ищите в нашем журнале.
Для физических лиц Для юридического лица Подписка на эл.версию

Требования к программам для создания электронных архивов

Система электронного документооборота, используемая для организации электронного архива должна отвечать ряду требований.

  • Структуризация данных в архиве
  • Программа должна обеспечивать нормальное функционирование архива документов компании, расположенного на одном или нескольких серверах. Структура архива может быть произвольной. Она будет зависеть от конкретных требований той организации, которая его использует.

    Структуру архива составляют папки, располагающиеся в иерархическом порядке. Папки могут создавать и изменять как пользователи, так и корпоративные приложения. К каждой отдельной папке могут быть выдвинуты особые требования или ограничения, к примеру, в отдельных папках могут храниться файлы только одного типа.

    Допускается создание виртуальных деревьев, содержащих ссылки на файлы и виртуальные папки, призванные облегчить процесс поиска. Папки могут иметь особые свойства, в частности, допускается настройка представления документов.

  • Разграничение доступа
  • Для нормального функционирования и с целью обеспечения надежного хранения данных программа должна обеспечивать разграничение доступа к содержимому архива. Необходима реализация разграничений на уровне пользователей, групп пользователей и ролей. Особенно стоит уделить внимание ролевой безопасности. Имеется в виду разграничение доступа к содержимому папки, которое напрямую зависит от ее содержимого.

    Поскольку в архиве могут храниться самые разнообразные документы, как внешние, так и внутренние, разграничению прав доступа уделяется большое внимание на различных уровнях. В общем случае разграничение доступа сводится к правилу – содержимое архива в большей степени доступно руководству организации, чем рядовым пользователям.

  • Функционал поиска документа
  • Задача архива состоит не только в том, чтобы хранить документы, он должен предоставлять широкий набор инструментов для быстрого поиска необходимой информации. Программа должна поддерживать все существующие способы поиска. В частности: полнотекстовый и контекстный поиск, поиск по атрибутам.

    Частые запросы должны сохраняться в виде шаблонов поиска. Способствует уменьшению времени поиска возможность создания поисковых папок.

  • Интеграция со средствами обработки документов
  • Для удобства работы пользователей электронного архива необходимо наличие возможности сохранения документов непосредственно из офисных приложений. В этом случае пользователи смогут помещать в архив документы, полученные по электронной почте или созданные на компьютере с использованием популярных офисных пакетов.

    Атрибуты созданных и сохраненных пользователями документов становятся доступными для поиска в архиве. Подобное решение позволит сотрудникам пользоваться для сохранения текущих документов исключительно электронным архивом, без необходимости задействовать сторонние файловые хранилища.

  • Интеграция с корпоративным ПО
  • Программа электронного архива должна включать в себя ряд решений, позволяющих эффективно использовать файловый архив для хранения данных. Необходим развитый интерфейс с возможностью загрузки и выгрузки данных в формате XML, что позволит производить обмен данными с большим количеством различных приложений. Среди наиболее популярных: Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, 1C и многие другие.

  • Масштабирование
  • Объем, занимаемый электронным архивом, зависит от конкретной организации, тем не менее, с каждым годом он будет только расти. Таким образом, программа должна позволять создавать и обслуживать архивы любых размеров.

  • Надежность системы
  • Важнейшим требованием к электронной системе хранения документов является ее надежность. Программа должна гарантировать сохранность данных в любых условиях. Обязательно наличие систем резервного копирования данных, защита от несанкционированного доступа.

    Программа с подобным функционалом, отвечающая вышеперечисленным требованиям, легко возьмет на себя создание и обслуживание электронного архива. Она станет залогом того, что данные, представляющие ценность для фирмы, будут в сохранности, а благодаря внедрению новых технологий рабочие процессы заметно ускорятся.

    Состав программы ДЕЛО

    Состав и назначение компонентов серверной части программы ДЕЛО:

    N п/пНазваниеНазначениеРеализация 1.Модуль управления доступомОбеспечивает реализацию следующих функций:

    • — разграничение прав пользователя программы ДЕЛО как к функциям, так и к отдельным объектам системы;
    • — контроль доступа пользователя к функциям или объектам программы ДЕЛО в соответствии с назначенными им правами

    Power Builder, комплекс хранимых процедур, стандартные функции ОС по управлению доступом 2.Модуль реализации прикладной логикиОбеспечивает выполнение прикладных функций программы ДЕЛОКомплекс хранимых процедур 3.Модуль протоколированияОбеспечивает протоколирование событий, инициируемых пользователями программы ДЕЛОКомплекс хранимых процедур 4.Модуль полнотекстового поискаОбеспечивает возможность полнотекстового поиска документов, которые могут храниться как непосредственно в компонентах хранения программы ДЕЛО, так и в файловой системе. Модуль также предоставляет пользователям возможность поиска информации с учетом морфологических особенностей русского языка за счет интеграции с подобными системамиPower Builder, С++ 5.Модуль индексирования документовРеализует механизм индексирования документов с использованием технологии Microsoft Index ServerMicrosoft Index Server 6.Компонент хранения структурированных данныхОбеспечивает хранение данных трех типов: справочников программы ДЕЛО, объектов программы ДЕЛО и метаданныхСУБД Oracle или СУБД Microsoft SQL Server 7.Компонент хранения неструктурированных данныхОбеспечивает хранение неструктурированной информации – электронных образов документовСУБД Oracle или файловая система 8.Серверная часть почтовой системыОбеспечивает доставку информации адресатуЛюбой SMTP/POP3 сервер

    Таблица 2.2. Состав и назначение компонентов клиентской части программы ДЕЛО:

    N п/пНазваниеНазначениеРеализация 1.APIПредставляет собой набор объектов, созданных с использованием технологии ActiveX. Объекты API могут быть использованы в прикладной программе, написанной на любом языке программирования, поддерживающим работу с ActiveX объектами. Доступ к данным программы ДЕЛО посредством API возможен только в режиме чтения. API программы ДЕЛО является 32-разрядным приложением, поэтому он не может быть использован в среде 16-разрядных приложениях WindowsDelphi. ПРИМЕЧАНИЕ: в случае, если программа ДЕЛО функционирует со своими опциями, API располагается на сервере приложений 2.Модуль экспорта/импорта данныхРеализует возможность экспорта и импорта данных отдельных справочников программы ДЕЛО в файлы и из файлов, поддерживаемых драйверами ODBC (*.txt, *.xls, *.dbf)Power Builder, стандартные функции СУБД Oracle и Microsoft SQL Server по экспорту/импорту данных 3.Модуль интеграции с приложениями Microsoft OfficeОбеспечивает интеграцию с такими приложениями Microsoft Office, как Microsoft Word и Microsoft Excel, которые позволяют осуществлять просмотр и печать отчетов программы ДЕЛО
    , а также позволяет создавать документ на основе шаблона, обеспечивающего регистрацию этого документа в программе ДЕЛОC++, для создания и редактирования шаблонов – Microsoft Visual Basic 4.Модуль реализации прикладной логикиОбеспечивает выполнение прикладных функций программы ДЕЛОPower Builder. ПРИМЕЧАНИЕ: в случае, если программа ДЕЛО функционирует со своими опциями, данный модуль присутствует и на сервере приложений 5.GUIДанный компонент обеспечивает отображение информации на экранеPower Builder 6.Клиент почтовой системыДанный компонент обеспечивает формирование почтовых сообщений для их последующей отправки адресатуPower Builder, MAPI

    Общие сведения об архитектуре программы ДЕЛО

    Программа ДЕЛО – прикладная система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, функционирующая в среде клиент-сервер. В качестве СУБД могут быть использованы Oracle 9i (9.2.0.3 или более поздние версии), Microsoft SQL Server 2000.

    Архитектура программы ДЕЛО представлена на рисунке

    Скриншоты