Виды архивов
Результатом архивации файла (или файлов) является создание архива
— специального файла-контейнера, который содержит в себе заархивированный файл (файлы) в сжатом состоянии. Существует несколько десятков видов (форматов) архивов, отличающихся друг от друга алгоритмом упаковки и сжатия файлов. Каждый из них имеет свои особенности. Наиболее распространенными форматами архивов являются
ZIP
,
RAR
и
7Z
. Какому формату отдать предпочтение – не столь важно. Каждый из них хорош. RAR и 7Z отличаются хорошей степенью сжатия, ZIP – легкостью распаковки. ZIP-архив можно создать или распаковать на любом компьютере даже без наличия программы-архиватора. Windows обладает необходимыми для этого «встроенными» средствами. Архивы мало чем отличаются от остальных файлов. Их также можно копировать, перемещать, удалять, менять названия и т.д. На экране компьютера выглядят они также, как обычные файлы. Узнать, что файл является архивом, можно в первую очередь по его специфическому значку, а также по его расширению (
*.zip, *.rar, *.7z
и т.д.). О том, что такое расширение файла, читайте здесь.
Зачем нужен электронный архив?
Практически в каждой организации в результате деятельности формируется архив бумажных документов. Как правило основу его составляют бухгалтерские, договорные и внутренние документы. Эти документы собираются в папки и хранятся в соответствующих отделах или в специально выделенном помещении архива.
Основная проблема бумажных архивов — это поиск нужных документов, а также контроль их наличия. Не имеет значения, какое количество электронных документов при работе с деловыми партнёрами вы принимаете или отправляете. Их в любом случае придётся где-то хранить, поскольку того требует закон.
Счета и накладные могут стать предметом изучения контролирующих органов, которые имеют право запрашивать их для проверки, например, подтвердить факт поставки, оплаты, сверить данные книг покупок и продаж для обоснования вычета по НДС.
Чем больше документов и работающих с ними сотрудников, тем больше времени тратится на поиск нужных документов, тем больше потери организации от неэффективного использования времени сотрудников.
В дополнение к этому сейчас очень активно начинает развиваться электронный безбумажный документооборот и нужно обеспечить хранение электронных документов в архиве.
В архиве могут находится как бумажные, так и электронные документы по одной и той же тематике. Эта гибридность также добавляет проблем при поиске и доступности документов.
Для чего архивировать файлы
За счет архивации файлов и папок достигается существенное уменьшение их размера. Если хранить файлы в архивах, можно сэкономить свободное пространство на запоминающем устройстве (жестком диске, флешке или др.). За счет меньших размеров заархивированные файлы значительно удобнее пересылать через Интернет, экономя, таким образом, интернет-трафик и сокращая время пересылки. Кроме уменьшения размеров, архивация позволяет упаковывать большое число файлов в один «монолитный» архив. В некоторых случаях это важно. Например, при пересылке значительного количества файлов по электронной почте. Дело в том, что к письму нельзя прикрепить папку с файлами. Можно прикреплять лишь отдельные файлы. Если таких файлов будет несколько десятков или сотен, их прикрепление к письму окажется очень хлопотным делом. Значительно удобнее упаковать их в единый архив и переслать его.
Зачем создавать архив?
Рано или поздно, человеку приходится сталкиваться с архивами. Например, распаковать файл с контрольной работой или нужной презентацией. Скачать или отправить несколько фотографий через файловых хостинг в рамках сохранения конфиденциальности.
Существует немалое количество ситуаций, когда требуется создавать архив. Приведём ряд причин создания файловых архивов:
1) экономия места 2) удобство хранения большого количества файлов 3) пересылка файлов 4) дополнительная защита от вирусов 5) повышение конфиденциальности данных
Недостатки архивации
Главным недостатком архивации является то, что файл, находящийся в архиве, нельзя открыть и использовать сразу. Перед каждым доступом к такому файлу его необходимо предварительно извлечь из архива. Процесс извлечения, по большому счету, не сложный (см. ниже), но если архив большой, это может занять довольно много времени. Поэтому часто используемые файлы хранить в заархивированном виде не очень удобно. Этот недостаток в значительной степени перечеркивает преимущества архивирования. В то же время, в случае хранения редко используемых файлов, а также пересылки файлов через Интернет, архивация полностью себя оправдывает.
Что делать?
Единственным решением данной проблемы является перевод бумажных документов в электронный вид и создание электронного архива документов организации.
Это подразумевает следующие операции:
- Сканирование всех документов, поступающих в архив
- Загрузка скан-копий документов в систему электронного архива
- Атрибутивное описание документа: реквизиты документа
- Предоставление пользователям доступа к документам
В результате вы должны получить информационную систему, которая позволит находить нужные вам документы по любому набору условий к атрибутам реквизитам документов. Так, например, вы сможете находить все документы определенного типа за определенный промежуток времени от определенного контрагента.
При выборе системы электронного архива документов важно сделать правильный выбор.
Как архивировать файлы. Распаковка архивов
Как уже было сказано, создавать и распаковывать архивы формата ZIP компьютер умеет без установки программ-архиваторов, используя «штатные» средства Windows. Для всех остальных форматов архивов понадобится программа-архиватор. Об этом читайте немного ниже. Сначала давайте научимся работать с ZIP-архивами без архиваторов
.
Чтобы создать ZIP-архив
без использования программы-архиватора (или если таковой на компьютере не имеется), нужно: • щелкнуть по архивируемому файлу (папке) правой кнопкой мышки; • в открывшемся контекстном меню навести указатель мышки на пункт «Отправить». Откроется дополнительное подменю, в котором нужно выбрать пункт «СжатаяZIP-папка» (см. изображение). ZIP-архив появится рядом с файлом-оригиналом.
Для распаковки ZIP-архива
достаточно просто дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мышки.
Программ-архиваторов
существует много. Но наиболее популярными архиваторами являются:
• WinRAR
:
⇒
• 7-Zip
:
⇒
Порядок работы с ними следующий.
WinRar
Упаковка файла (папки с файлами)1
. Щелкнуть по файлу или папке, которую необходимо заархивировать, правой кнопкой мышки.
2
. Откроется контекстное меню, в котором выбрать пункт «Добавить в архив …» (см. рисунок ниже)
Если такой пункт в открывшемся меню отсутствует, значит, на компьютере нет программы WinRar. Ее необходимо сначала скачать и установить на компьютере (ссылки см. выше). Как установить программу на компьютере читайте здесь.
3
. Откроется окно (см. изображение ниже), в котором в поле «Имя архива» нужно указать название будущего архива (любое на ваш выбор), а в разделе «Формат архива» отметить галочкой его формат (RAR или ZIP). Затем нажать кнопку «ОК». Окно WinRar закроется, а через непродолжительное время рядом с архивируемым файлом (папкой) появится архив с его копией.
Распаковка архива1
. Навести указатель мышки на архив и дважды щелкнуть левой кнопкой мышки.
2
. Откроется окно программы WinRar, в котором необходимо нажать кнопку «Извлечь…» (см. изображение);
3
. Откроется еще одно окно (см. ниже), в котором необходимо указать, куда распаковывать содержимое архива (выделить соответствующую папку в проводнике). Можно вообще ничего не выбирать. В этом случае файлы из архива будут помещены в тот же раздел, в котором находится сам архив. Нажать кнопку «ОК».
7-Zip
Упаковка файла (папки с файлами)1
. Щелкнуть по файлу или папке, которую необходимо заархивировать, правой кнопкой мышки.
2
. Откроется контекстное меню, в котором указатель мышки нужно навести на пункт «7-Zip». Рядом появится дополнительное подменю, в котором выбрать пункт «Добавить к архиву…» (см. рисунок)
Если такой пункт в открывшемся меню отсутствует, скорее всего, на компьютере нет программы 7-Zip. Ее необходимо сначала скачать и установить на компьютере (ссылки см. выше). Как установить программу на компьютере читайте здесь.
3
. Откроется окно (см. изображение ниже), в котором в поле «Архив» нужно указать название будущего архива (любое на ваш выбор), а в пункте «Формат архива» выбрать соответствующий вариант (7Z, ZIP или TAR). Затем нажать кнопку «ОК». Окно архиватора закроется, а через непродолжительное время рядом с архивируемым файлом (папкой) появится архив с его копией.
Распаковка архива1
. Навести указатель мышки на архив и дважды щелкнуть левой кнопкой мышки.
2
. Откроется окно программы 7-Zip, в котором необходимо нажать кнопку «Извлечь…» (см. изображение);
3. Откроется еще одно окно (см. ниже), в котором необходимо указать путь для распаковки содержимого архива. Можно ничего не менять. В этом случае файлы из архива будут помещены в тот же раздел, в котором находится сам архив. Нажать кнопку «ОК».
Описанные выше навыки архивирования являются базовыми. Каждая и указанных в этой статье программ-архиваторов имеет множество дополнительных возможностей и разнообразных настроек. Поэкспериментировав с ними самостоятельно, пользователь может сделать свою работу максимально удобной в каждом конкретном случае.
Как начать работать с EnDocs.Cloud?
Создать электронный архив документов с EnDocs.Cloud очень просто:
1. Подключитесь к сервису на сайте EnDocs.Cloud (https://EnDocs.Cloud). Первые 30 дней бесплатно.
2. Скачайте из Личного кабинета модуль для 1C и установите его. Установка и настройка занимают 5 — 10 минут.
И это все! Вы можете сканировать документы в папки на диске вашего компьютера. Вы можете подключить электронную почту в личном кабинете и отправлять на неё документы, которые отсканировали при помощи вашего смартфона или получать на электронную почту документы от ваших поставщиков. Все документы будут автоматически загружаться в архив и 1С.
Работа с архивами | Понятие архиватора
Для того чтобы работать с архивами существуют так называемые программы-архиваторы. Они позволяют:
Процесс упаковки, то есть создания архива называют архивацией, а обратный процесс (распаковка) — разархивацией.
Таким образом, архиватор — это программа, позволяющая создавать архивы с нужными настройками, выполнять операции по работе с ними (просмотр и управление их содержимым), а также выполнять их разархивацию.
Есть множество различных программ-архиваторов, но я выделю 3 самых популярных:
Подробнее о нём и о том как с ним работать рассказано здесь »
Всё самое нужное о нём рассказано здесь »
О том как с ним работать подробно расписано здесь »
Программа-архиватор 7-Zip и её возможности
В качестве основной программы для нашего обзора был выбран 7-Zip. Почему выбор пал именно на него. Дело в том, что это программное обеспечение с открытым кодом. Большая часть исходного кода этой программы находиться под лицензией GNU LGPL. Код unRAR распространяется под смешанной лицензией: GNU LGPL + ограничение unRAR.
7-Zip можно использовать на любом компьютере, включая компьютеры коммерческих организаций. Не нужно регистрировать или платить за архиватор 7-Zip.
Основные возможности 7-Zip
Высокая степень сжатия в формате 7z с компрессией LZMA
Программой поддерживаются следующие форматы архивов:
- Архивирование / разархивирования: 7z, ZIP, GZIP, BZIP2 и TAR
- Только разархивирование: ARJ, CAB, CHM, CPIO, DEB, DMG, HFS, ISO, LZH, LZMA, MSI, NSIS, RAR, RPM, UDF, WIM, XAR и Z.
- Отличное шифрование в форматах 7z и ZIP
- Возможность самораспаковки для формата 7z
Как создать файловый архив с помощью 7-zip?
В этом пособии мы расскажем и покажем вам, как создать файловый архив с помощью бесплатной программы 7-Zip в Windows.
- Произведите установку программы на компьютер в Windows. Скачать программу можно с официального проекта https://www.7-zip.org/. На момент создания этого пособия версия программы была 9.20 (уже появилась бета-версия 9.35).
- Зайдите в папку Windows, где находятся файлы и папки, которые необходимо поместить в архив.
- Выделите необходимые объекты для сжатия.
- Щелкните правой кнопкой мыши, чтобы вызвать контекстное меню.
- В контекстном меню выберите пункт 7-zip -> Add to «Название папки».7z. После проделанной процедуры у вас получится готовый архив, в этой же папке.
Как создать самораспаковывающийся архив?
При скачивании файлов из Интернет, вы наверняка замечали, что некоторые архивы самодостаточны — для их распаковки не требуется установка какого-либо архиватора в среде Windows. Почему бы и нам не создать что-то подобное?
- Далее выбираем пункт 7-zip ->
- В появившемся окне отмечаем флажком пункт Создать SFX архив (Create SFX archive).
- Нажимаем кнопку OK
Как создать архив с паролем на открытие?
Как создать многотомный архив?
Если у вас большое количество файлов или один файл очень большого размера, да такой, что не помещается на ваш файловый хостинг, то в этом случае лучше всего создать многотомный архив. Как это можно сделать?
Как распаковать архив с помощью 7-zip?
Родным форматом хранения архивов файлов является 7z. Однако наличие нескольких методов декомпрессии позволяет этой программе работать и с другими распространенными типами архивов.
Для распаковки архива
, через контекстное меню выберете команду Extract here или Exctract to «Название файла архива, который собираетесь разархивировать». Через некоторое время в зависимости от объема и количества файлов программа создаст копии файлов (в первом случае или специальную папку с копиями этих файлов (второй вариант).
Отправляя файлы большого объема по электронной почте не всегда можно быть уверенными в том, что они дойдут до получателя. Виной тому ограничения по размеру загружаемых и передаваемых материалов, установленные на таких веб-ресурсах. Как решить такую проблему? Проще простого. Достаточно воспользоваться функцией архивирования. Не знаете, как она не действует? Хотите понять, как заархивировать файл в zip? В таком случае воспользуйтесь детальной инструкцией.
Способ № 1: Архивируем файл в zip средствами Windows
Этот вариант сжатия данных можно использовать на компьютерах различных версий ОС Windows, так как функция создания папки ZIP входит абсолютно во все пакеты операционных систем от Microsoft.
Способ № 2: Архивируем документы в формат zip с помощью специальных программ
В случае если необходимо сжать объемные материалы по максиму, лучше воспользоваться специальными архиваторами, например, программой WinRAR.
Хороша это программа тем, что помимо быстрого и качественного сжатия файлов в различных форматах (zip, rar), доступ к ней абсолютно бесплатен. Для этого достаточно на официальном сайте разработчика.
Кроме того, возможно выбрать и дополнительные параметры архивации:
- архивировать в фоновом режиме;
- выключить ПК после совершения операции;
- ожидать, если идет архивация другого документа;
- исключить отдельные файлы из архивации (если архивируется папка с несколькими документами);
- создать резервную копию;
- выбрать функцию определения времени;
- добавить к архиву комментарий.
Для этого соответственно нужно выбрать вкладки «Дополнительно», «Файл», «Время», «Комментарий» и прочие. В любом случае после внесения настроек не забудьте нажать кнопку «ОК», чтобы процесс сжатия файла все-таки начался:
Как видите, архивировать файл в формат zip достаточно просто!
Практически на каждом компьютере нынче установлен архиватор — программа, которая умеет сжимать и распаковывать файлы. Пользователи Windows систем по неизвестной причине отдают предпочтение архиватору WinRAR. Собственно говоря, не против данного продукта. У него существует масса достоинств и один большой недостаток — он платный. Сегодня же мы рассмотрим программу, которая является отличной бесплатной альтернативой WinRAR. Речь пойдет о программе — 7-Zip. В процессе обзора создадим собственный распаковывающийся архив, а также установим на свой архив пароль. И, наконец, попробуем сравнить: кто же лучше сжимает файлы — 7-Zip или WinRAR.
{mosloadposition debug}
Прежде чем начинать разговор про 7-Zip, давайте выясним: а что такое архиватор и зачем он нужен. Архиватор — это программа, которая служит для уменьшения размера файлов. На сегодняшний день принято архивировать практически все типы файлов за исключением мультимедиа (музыка, видео, графика). В случае с последними — история отдельная. Дело в том, что современные мультимеда файлы — это уже сжатый материал. Только вот уменьшение их размера проводится другими программами.
Еще одно применение архиваторов — это объединение нескольких файлов в один. Например, моя статья состоит из документа в формате Word и нескольких графических файлов. Я решил переслать статью другу. Можно конечно вложить все файлы по отдельности в письмо, однако можно просто добавить все составляющие моей статьи в архив и послать по электронной почте всего один файл, который к тому же будет обладать меньшим объемом сравнительно с не архивированным вариантом.
Собственно говоря, и все. Архив создан. В моем случае получился архив под названием AIMP.zip . Если вы внимательно рассмотрели контекстное меню, то наверно обратили внимание, что существует возможность создания архива в формате 7z. Данный формат является продуктом разработчиков архиватора 7-Zip. Его главной характеристикой является более высокая степень сжатия (сравнительно с ZIP и даже RAR). Однако архивировать в данный формат имеет смысл только в том случае, если вы на 100 процентов уверены, что впоследствии получателю архива будет чем распаковать его.
Для примера скажу. Операционная система Windows XP сразу же после установки способна распаковывать архивы в формате ZIP, однако, если не установить дополнительное программное обеспечение, каковым является наш славный архиватор 7-Zip, то открытие архива в формате 7z, становится невозможным.
Нередко требуется осуществить хотя бы минимальную защиту информации. Несмотря на то, что нынче существует немало программ для взлома паролей архивов, защита паролем во многих случаях оказывается действенным средством от несанкционированного доступа.
К тому же хочу заметить, если ваш пароль содержит цифры, буквы, как строчные, так и прописные и имеет длину больше 10 знаков, взломщику потребуется немало усилий по подбору пароля.
Чтобы установить пароль на архив, нам опять потребуется его создать. Однако делать мы это будем с помощью «Менеджера 7-Zip». Чтобы его открыть, нажимаем на кнопку «Пуск», далее «Все программы» и ищем одноименный с названием программы пункт.
Нажимаем на него и из выпадающего списка выбираем пункт «7-Zip File Manager». Откроется новое окно.
Мы видим центр управления архиватором. Значительную часть окна занимает самый обычный проводник по файлам и папкам на вашем компьютере. Я предлагаю зайти все в ту же папку, где мы ранее создавали архив и создать архив заново.
Также выделяем все файлы и нажимаем на большую кнопку в верхней части экрана «Добавить».
В новом окне мы получаем возможность настроить архивирование.
Я предлагаю лишь установить значение в выпадающем списке «Формат архива» в ZIP, а уровень сжатия поставить «Максимальный». Теперь обратите внимание на раздел «Шифрование». Именно сюда и вводится пароль.
По окончании ввода достаточно нажать кнопку «Ок» в нижней части окна. Архив создан и защищен паролем.
Хотелось бы рассказать еще об одной полезной функции архиватора 7-Zip. Предположим, существует необходимость создать архив и записать его на самую обычную трехдюймовую дискету.
Безусловно, эти самые дискеты в наш продвинутый век высоких технологий являются анахронизмом. Но так уж сложилась ситуация, что существует немало фирм и организаций, где стоят компьютеры не первой свежести, оборудованные трехдюймовыми флоппи дисководами. Основная проблема дискет в их вместимости. Дело в том, что они позволяют записать на себя не более чем 1, 44 мегабайта. Что же делать, если ваш архив обладает большим объемом? Разбить его на части, каждая из которых будет превышать 1, 44 Мб.
Для этого мы опять создаем свой архив посредством «7-Zip File Manager». Нажимаем кнопку «Добавить» и в уже знакомом окне обращаем свое внимание на выпадающий список «Разбить на тома размером (в байтах)».
Здесь мы выбираем первый пункт, который произвести разбивку архива для флоппи дисковода. Нажимаем кнопку «Ок» и обнаруживаем что появилось два файла.
Каждый из этих файлов можно вполне уместить на дискету. Чтобы потом собрать и распаковать все это дело, достаточно будет скопировать файлы с дискет в одну папку. Следует обратить внимание, что для сбора файлов необходимо наличие установленного архиватора 7-Zip.
В заключение хочется сказать: обращайте как можно больше внимания на бесплатные программы. Нередко свободно распространяемое программное обеспечение обладает гораздо большей функциональностью, и практически всегда оно менее требовательно к аппаратным ресурсам компьютера.
С уважением, Гоша Компьютерный.
Не знаете, как сжать папку с файлами в ZIP ? Вы обратились по адресу! Прочитайте эту статью – и вы научитесь делать это быстро, просто, эффективно.
—mail не всегда есть вероятность того, что они дойдут до получателя. Во-первых, на многих почтовых сервисах стоят ограничения, и не всегда есть возможность выслать даже файлы весом в 100 Мб. Во-вторых, если трафик пользователя тарифицируется (а такое не редкость даже в наше дни – например, на мобильном интернете), каждый мегабайт на счету. И когда данные хорошенько упакованы, можно немного сэкономить на отправке.
Давайте разбираться, как заархивировать контент в папку с расширением ZIP . Почему именно зип? Потому что это самый популярный вид архивов. К тому же, его поддерживают даже штатные средства Виндовс.
Архивация с помощью 7ZIP
А вот и третий способ обработки файлов, который сводится к архивации материалов посредством 7zip . Многие пользователи согласятся с утверждением, что он является одним из самых продвинутых архиваторов на сегодняшний день. Недостаток всего один – архивы RAR эта программка не создаёт. Но поскольку нас с вами интересует именно формат ZIP , приложение как раз нам подходит.
- Загрузите 7ZIP на нашем сайте. После установки программного обеспечения в контекстном меню появится пункт 7-Zip . Он и поможет нам заархивировать нужные файлы.
- Выбираем «Добавить к архиву». Он поможет нам запустить окно с настройками. Как и в случае с WinRAR , есть возможность указать уровень сжатия, пароль, произвести другие настройки. Для запуска архивации просто жмём «ОК».
Мы рассмотрели 3 способа архивации файлов в формате ZIP . Теперь вы сможете не только сделать это без посторонней помощи, но и научите этому нехитрому ремеслу своих знакомых. Желаем приятного пользования!
В прошлой статье мы рассказывали о том, . Сейчас речь пойдет о создании архивов. Если вы не знаете, как создать архив вам понадобится программа архиватор, например 7zip, и эта статья.
Как мы уже говорили, архивы позволяют решить сразу несколько проблем. Заархивировав группу файлов, вы получаете архив, который представляет собой всего один файл. Такой файл значительно проще передавать по сети, чем целую кучу отдельных файлов небольшого размера. Переслать такой файл по электронной почте или разместить на файловом хостинге не составит труда.
Кроме этого, при архивации могут использоваться специальные алгоритмы сжатия данных. Благодаря сжатию созданный архив может иметь значительно меньший размер, чем исходные файлы. Что позволяет ускорить передачу архива по сети или сэкономить место на . Например, если вы храните на диске много документов, которые сейчас не используете, но удалить их тоже нельзя, есть смысл заархивировать их со сжатием.
Как заархивировать папку в Windows
Операционная система Windows уже много версий назад обзавелась встроенным архиватором. Он удобен тем, что создание архива из папки не требует установки дополнительного софта или подключения к сети Интернет. Однако этот способ не лишен и минусов. При использовании штатного архиватора у пользователя отсутствует возможность:
- Задать параметры архивации;
- Выбрать формат архива (только «.zip»);
- Установить пароль доступа.
Если же вас это устраивает, то для осуществления данной операции необходимо:
Архивация папки с файлами штатными возможностями Windows
После завершения процесса сжатия архив появится в той же директории, где расположена папка, из которой был создан архив. Открыт он может быть, как архиватором, так и в окне проводника.