Этот урок пригодится тем пользователям, которые сами набирают текст. Я пишу свои статьи сама. Часто в тексте есть повторяющиеся слова, выражения, знаки. Вот тогда я радуюсь, что есть такая замечательная возможность, как Автозамена в Word’е.
По окончании урока вы сможете:
Автозамена текста
Шаг 1. Набираем в документе какую-нибудь фразу, например «По окончании урока вы сможете:». У меня эта фраза встречается в каждой статье.
Шаг 2. Выделяем эту фразу и активизируем команду «Файл» (щелкаем ЛМ):
Шаг 3. Открываем диалоговое окно «Параметры Word» (Урок 17):
Шаг 4. Открываем диалоговое окно «Параметры автозамены (окно «Параметры Word» → вкладка «Правописание» → команда «Параметры автозамены»:
Шаг 5. Знакомимся с диалоговым окном «Автозамена: русский»:
Если вы наберёте с клавиатуры (с), то получите знак авторского права ©, Правда, набирать «с» надо в английском регистре. Пройдитесь по списку автозамены: к вашим услугам готовые наборы стрелочек. Например, сочетание «<=» даст вам жирную стрелочку.
Шаг 6. Вводим в поле «заменить» букву «п» и удаляем звёздочку «*» в самом конце нашей фразы:
Сразу же активизировались кнопка «Добавить». Почему буква «п»? Просто эта буква в одиночку не встречается. А знак «*» ‒ это остаток от символа конца абзаца. Сразу же активизировались кнопка «Добавить». Почему буква «п»? Просто эта буква в одиночку не встречается. А знак «*» ‒ это остаток от символа конца абзаца.
Шаг 7. Нажимаем команду «Добавить» и «ОК» в окне «Параметры Word» и возвращаемся в документ.
Шаг 8. Проверяем, как работает Автозамена вводим букву «п» и пробел:
Получилось:
Если в силу каких-то причин вам надо отменить автозамену, то сделайте так…
Шаг 9. Подведите курсор к букве «П» в начале фразы и, когда появится светло-голубое подчёркивание, нажмите ЛМ на него:
Появится выпадающее меню, где вы можете выбрать:
Автоматическая замена в «Ворде 2007-2016»
Эта опция присутствует и в более поздних версиях редактора. Но то, где в «Ворде» автозамена находится, сильно отличается от ее расположения в Word 2003. Чтобы получить доступ к настройкам функции, нужно:
1. Нажать кнопку «Office» (круглая или прямоугольная кнопка в верхнем левом углу редактора).
2. Перейти в «Параметры Word» при помощи одноименной кнопки в правом нижнем углу меню.
3. В открывшемся окне перейти в раздел «Правописание», а затем нажать кнопку «Параметры автозамены» и вызвать одноименное окно.
Отличий в его использовании от версии «Word 2003» нет.
Автозамена форматированного текста
У меня часто по тексту приходится вводить жирное «ЛМ», что означает – щелчок левой клавишей мыши. Мало того, что жирный, так ещё и верхний регистр.
Шаг 1. Набираем «ЛМ» полужирным начертанием и выделяем эти буквы без символа конца абзаца:
Шаг 2. Устанавливаем в окне «Автозамена: русский» замену «ЛМ» на букву «л»:
Обязательно надо установить режим «форматированный текст»!
Шаг 3. Давайте посмотрим, что будет, если мы выделим «ЛМ¶», то есть вместе с символом конца абзаца.
Шаг 4. Устанавливаем в окне «Автозамена: русский» замену «ЛМ¶» на букву «м», так как буква «л» у нас занята:
Как видите в поле «заменить на» появилось выражение «ЛМ¶».
Шаг 5. Проверяем, как работает Автозамена:
Во втором случае мы выделили «ЛМ¶», вот символ конца абзаца и дал нам второй абзац. Фраза «По окончании урока вы сможете:» является единственным предложением абзаца, поэтому я для автозамены выделила это предложение с символом конца абзаца. В этом случае я автоматически получаю вторую строчку. А вот «ЛМ» случается ставить в любом месте абзаца, поэтому я для автозамены выделяю эти буквы без символа конца абзаца. Эта мелочь помогает мне немного сэкономить время работы. Советую не пренебрегать такими мелочами.
Обратите внимание, что символ конца абзаца на следующей строчке не имеет полужирного начертания.
Отключение режима «Замены»
Insert – клавиша на клавиатуре для включения и отключения режима «Замены» следующей буквы или символа при печатании.
Клавиша «Insert» расположена слева от кнопки «Home» и выше кнопки «Delete».
На некоторых клавиатурах кнопка активации режима замены может быть подписана как «Ins», сокращенно от «Insert».
Если вы вдруг столкнулись с подобной ситуацией, когда при наборе текста выделяется следующая буква и удаляется, то все что необходимо сделать чтобы убрать это – повторно нажать кнопку Insert, что позволит отключить режим «Замены» и буквы перестанут съедаться.
Автозамена верхних и нижних символов
При наборе технических текстов часто приходится набирать выражения с верхними или нижними символами, например, площадь в метрах квадратных.
Шаг 1. Набираем в документе «м2» и выделяем без символа конца абзаца:
Шаг 2. Устанавливаем в окне «Автозамена: русский» замену букву «м», хотя автозамена буквой «м» есть в списке:
Команда «Добавить» заменяется командой «Заменить». При замене появляется окно с предупреждением. Если мы уверены в замене, то смело щёлкаем по команде «Да» и возвращаемся в документ, потому что нам надо рассмотреть более сложный случай, а именно…
В технических текстах часто встречаются верхние и нижние индексы одновременно, например при написании изотопов. Одновременно это можно сделать только формулой
Шаг 3. Входим в режим создания формулы:
Сразу активизируется лента «Конструктор» (что-то многовато лент с именем «Конструктор», но приходится мириться с недостатком фантазии у разработчиков или переводчиков). Эта лента предназначена для работы с формулами.
Шаг 4. Задаём образ элемента с верхним и нижним индексом (лента Конструктор → группа команд Структуры → команда Индекс → команда Нижний и верхний индекс из выпадающего меню):
Получаем вот такую заготовочку:
Шаг 5. Вводим «I» и числа «131» и «53» в соответствующие поля (изотоп йода) и выделяем формулу:
Обратите внимание, как я выделила формулу: щёлкнула на верхний левый язычок ограничителя формулы. Так выделяется сама формула без символа конца абзаца.
Шаг 6. Устанавливаем в окне «Автозамена: русский» букву «ц», она точно в одиночку не встречается:
Щелкаем команду «Добавить» и возвращаемся в документ.
Шаг 7. Проверяем, как работает Автозамена: набираем поочерёдно буквы «м» два раза и букву «ц»:
Почему два раза букву «м»? Чтобы убедится в том, что Автозамена в начале предложения обязательно нам даст заглавную букву, потому что так настроен Word.
Посмотрите на Шаг 4. Когда мы делали верхний индекс, то символ конца абзаца тоже «ушёл» в верхний индекс. А при автозамене символ конца абзаца вполне обычный, что не может не радовать.
Автотекст
Функция пригодится, когда при работе с документом часто нужно вставлять типовые, повторяющиеся фрагменты. Например, при составлении договоров, заявлений, инструкций, писем и других документов, где используются текстовые шаблоны.
Она работает как буфер обмена и связанная с ним функция Копировать-Вставить. Но содержимое буфера сбрасывается, когда вы выходите из приложения или перезагружаете компьютер. А сохраненные фрагменты автотекста будут доступны в памяти пакета Microsoft Office, пока вы их не удалите.
Вам нужно один раз создать шаблон, а потом сохранить его как экспресс-блок. После чего можно вставлять сохраненные фрагменты в любой вордовский документ.
Шаблон может включать в себя не только текстовые, но и графические элементы.
Управлять элементами автотекста можно с помощью кнопки Экспресс-блоки. Она находится на панели инструментов, вкладка Вставка, поле меню Текст.
back to menu ↑ back to menu ↑
Как добавить
1 Наберите фрагмент текста, который хотите сохранить как экспресс-блок. Отформатируйте его, вставьте дополнительные элементы — рисунки, значки, графические символы. Выделите готовый блок указателем мыши. Откройте меню управления автотекстом, выберите Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста.
2 Введите параметры сохраняемого фрагмента. Для простоты можно оставить по умолчанию все, кроме поля Имя. Имя каждого блока должно быть уникальным и запоминающимся — это позволит не запутаться, а также быстро вставлять сохраненные фрагменты при вводе.
3 Чтобы вставить нужный фрагмент, можно также воспользоваться меню управления автотекстом на панели инструментов. При клике по значку открывается список всех созданных вами фрагментов.
4 Также вы можете начать вводить название блока, которое вы указали ранее в поле Имя — отобразится примечание, где Ворд предложит вставить его автоматически по нажатию Enter.
Управлять блоком можно, кликнув по нему правой клавишей мыши, а потом выбрав нужный пункт из контекстного меню.
Чтобы открыть список всех фрагментов, которые вы сохранили — кликните Организатор стандартных блоков. Откроется полный список — там будут как доступные по умолчанию вордовские блоки автотекста, так и созданные вами.
back to menu ↑ back to menu ↑
Как удалить
1 Откройте Организатор стандартных блоков. Сделать это можно не только с помощью соответствующей кнопки. Можно также кликнуть правой клавишей мыши по любому элементу автотекста, который вы сохранили ранее, и выбрать из контекстного меню Упорядочить и удалить.
2 Откроется окошко организатора. Найдите нужный текстовый фрагмент в списке, выделите его указателем мыши и нажмите Удалить.
back to menu ↑ back to menu ↑
Альтернатива: специальное ПО
Если стандартных встроенных инструментов Microsoft Office недостаточно — используйте сторонние программы. Они вставляют в текст сохраненные элементы с помощью команд, введенных с клавиатуры. Сами команды и параметры вставки гибко настраиваются, что позволяет полностью адаптировать программу под пользователя.
Как правило, они содержат также дополнительные функции. Например, быстрое переключение языка ввода или раскладки, изменение регистра символов и т.д.
Существенный плюс таких программ — то, что они работают не только с текстовыми редакторами, но и с другими приложениями, в том числе — браузерами.
Для ОС Windows можно использовать:
back to menu ↑ back to menu ↑