Beta Это новый инструмент, и мы очень ждем ваших отзывов. Он вам полезен? С ним удобно работать? Напишите нам черезсайтили поemail. Обратите внимание: в бета версии инструмента могут быть баги и недочёты. Чтобы протестировать, начнитепробный периодилиобновитеXLTools до версии 5.3.1.
Когда вы создаете какие-то документы или шаблоны в Excel и потом отправляете их своим коллегам, клиентам или партнерам для заполнения, вам хочется упростить им задачу. Вам также нужно сократить возможные ошибки ввода данных вручную, чтобы не тратить много времени на их очистку, когда вам вернут заполненные документы. А когда дело доходит до ввода дат – здесь люди бывают особенно «креативны».
Встроенный календарь можно добавить в рабочие книги и помочь пользователями со вводом дат и времени в ячейки:
- Встраивайте календарь в конкретные книги, которые будете отправлять
- Задавайте формат даты/времени и другие настройки для контроля ввода данных
- Календарь понятен в применении: нажмите на ячейку – выберите дату
Людям, которым вы отправляете файл, НЕ нужно устанавливать XLTools, чтобы использовать календарь. Он встроен в рабочую книгу в виде легкого макроса. Рабочую книгу требуется сохранить как файл с поддержкой макросов *.XLSM.
Создание календаря в Excel
Excel — программа, часто используемая многими офисными работниками в повседневной жизни. С её помощью вы можете создавать таблицы, формировать диаграммы, быстро проводить сложные расчеты.
У нее есть различные аналоги, в том числе входящие в программные пакеты OpenOffice и LibreOffice. Но по функционалу полностью они ее заменить не в состоянии.
Формирование календаря в Excel
Иногда в процессе работы пользователю приходится создавать в офисных приложениях различные объекты. Для этого больше всего подходит именно Эксель, так как его функционал позволяет совместить расчёты, текстовую составляющую, графики и многое другое. Поэтому и для создания календаря он вполне подойдет.
Способ 1: Календарь на год вручную
Выделите ячейки, начиная с B2, заканчивая H8, зажав левую кнопку мыши.
Создайте сетку на выбранном диапазоне при помощи команды «Все границы».
Выделите ячейки с B2 по H2. Объедините их, воспользовавшись командой «Объединить и поместить в центре».
В получившейся большой ячейке расположите название месяца. В ячейки второй строки введите обозначения дней недели. Выглядеть должно примерно следующим образом.
Отредактируйте ширину ячеек. Для этого выделите используемые столбцы. Кликните правой кнопкой мыши (далее ПКМ). Затем, в выпадающем списке, выберите «Ширина столбца».
В поле ввода в открывшемся окне задайте ширину ячеек. Затем нажмите «OK».
Теперь выделите выходные дни.
При помощи инструмента «Заливка» выберите любой понравившийся вам цвет для выделения выходных дней.
Теперь выберите ячейку с месяцем и проведите те же манипуляции.
Выделите получившуюся заготовку для первого месяца. Скопируйте необходимое количество раз.
Осталось лишь заполнить даты и правильно обозначить месяцы. Календарь готов.
Способ 2: С применением формул
Теперь рассмотрим более сложный способ создания календаря. Он заключается в том, что вы, как при обычной работе с Эксель, формируете таблицу, затем объединяете некоторые ячейки, самостоятельно выбираете оформление для них, после чего в ячейках, в которых будут находиться календарные дни, прописываете соответствующую формулу. В примере создаем один месяц. Остальные можно будет сформировать по аналогии.
Во второй строке в каждой из ячеек укажите краткое обозначение дней недели.
Выделите незаполненную часть таблицы. В строке формул напишите следующее: =ЕСЛИ(МЕСЯЦ(ДАТА(ГОД(B2);МЕСЯЦ(B2);1))МЕСЯЦ(ДАТА(ГОД(B2);МЕСЯЦ(B2);1)-(ДЕНЬНЕД(ДАТА(ГОД(B2);МЕСЯЦ(B2);1);2)-1) +*7+-1);» «;ДАТА(ГОД(B2);МЕСЯЦ(B2);1)-(ДЕНЬНЕД(ДАТА(ГОД(B2);МЕСЯЦ(B2);1);2)-1)+*7+-1) После этого нажмите сочетание клавиш «Ctrl», «Shift» и «Enter» на клавиатуре, чтобы изменения вступили в силу.
Вы получили заготовку для календаря на месяц, точно так же вы можете создать остальные месяца. Сделать это не так уж сложно.
Способ 3: Использование специального шаблона
Несмотря на то, что Эксель не является специализированной программой для создания календарей, справиться с этой задачей он может запросто. В современных версиях этого ПО существует множество шаблонов, которые очень удобно применять в ежедневной работе. Некоторые из них как раз подойдут для реализации поставленной задачи.
Запустите программу Эксель. В открывшемся окне вы увидите предлагаемые для выбора типы шаблонов. Среди них вы найдете категорию Календари.
После этого вам предоставится возможность выбрать подкатегорию (на панели справа) и конкретный шаблон.
В данном случае был выбран шаблон под названием «На каждый год», так как он наиболее универсальный. В открывшемся окне вам остается лишь кликнуть на кнопку «Создать»
Кликните на год непосредственно на календаре. После этого соответствующее число появится в поле ввода данных, где вы можете его изменить. Также имеется возможность использования стрелок, расположенных справа от обозначения года, которые позволяют увеличить или уменьшить значение в ячейке.
При помощи панели «Шрифт» на вкладке «Главная» вы можете изменить шрифт, размер и другие параметры теста, точно так же вы можете поступить с любыми другими участками документа.
Выделите изображение и попробуйте изменить его, используя «Средства рисования». Например, вы можете добавить или изменить фигуры, отредактировать контур или выровнять картинку.
Если вам интересно, каким образом формируется календарь, вы можете кликнуть на любой его «день». В строке формул вы увидите формулу, которая определяет, какое число будет отображено в ячейке.
Изучив эти методы, можно заметить, что создание календаря в Excel — не такое уж сложное занятие.
Специализированный календарь для работы и дежурств
Создание нового календаря каждый месяц — пустая трата времени, но многие люди делают это, так как думают, что им придется перестраивать его, чтобы получить правильные выходные и праздничные дни. Но на самом деле, с несколькими формулами, 2 условными правилами форматирования, 1 выпадающим списком и 5 строками кода VBA, вы можете создать автоматический календарь, который не придется менять.
Шаг 1. Создания списка месяцев. Начнем с написания имени сотрудников в столбце A.
Перед тем как переходить к следующему этапу убедитесь, что на вашей панели инструментов есть раздел «Разработчика». Если нет, добавьте его:
Перейдите в меню «Файл»>«Параметры».
Шаг 2. Теперь выберите «Разработчик»> «Вставка»> «Поле со списком».
Шаг 3. Теперь нам нужно создать список месяцев в другом месте на нашем листе.
Шаг 4. Теперь подключите, ранее созданный элемент «Поле со списком» с этим списком месяцев:
Выберите объект «Поле со списком».
Шаг 5. Поле со списком для каждого года.
Сделайте все точно так же, как и в предыдущем шаге, но вместо месяцев введите года, которые вам нужны. В разделе «Связь с ячейкой» укажите A2.
Шаг 6. Впишите первую дату посредством функции. Здесь мы собираемся повторно использовать элементы A1 (выбранный месяц) и A2 (выбранный год) и поместить их в функцию «DATE». Эта функция выглядит следующим образом: «=ДАТА(год; месяц; день)».
Итак, в качестве года указываем A2+2017 (A2 содержит цифру 1, чтобы получить 2020, нам нужно прибавить к ней 2017), а в качестве месяца — A1. Впишите получившуюся формулу в ячейку B6 «=ДАТА (A2+2017;A1;1).
Шаг 7. Растяните дату на нужное число столбцов.
Этот шаг очень прост. Мы просто должны добавить 1 к предыдущей ячейке, чтобы увеличить день на 1. В C6, напишите следующую формулу и скопируйте ее во все остальные ячейки. Формула «= B6+1».
Примечание! Чтобы растянуть формулу, а другие ячейки, схватите B6 за зеленый квадратик и буквально растяните его на нужное число ячеек.
Шаг 8. Измените формат даты.
Теперь мы сосредоточимся на формате даты. У нас уже есть год и месяц в верхнем левом углу, поэтому нам не нужна эта информация в ячейках. Можно изменить формат даты в строке 6, чтобы отображался только день. Мы хотим отобразить короткое имя дня, а также цифру.
Выберите все даты.
Шаг 9. Теперь вам остается только отформатировать таблицу по своему усмотрению, изменить цвет фона и шрифты.
Пример дашборда с интерактивным календарем в Excel
В первую очередь важно отметить что данных шаблон интерактивного календаря с визуализацией данных для дашборда не содержит макросов. А это значит, что вы не ограничены корпоративной политикой безопасности и смело можете полноценно использовать все функции визуализации.
Также стоит подчеркнуть, что блок управления интерактивным календарем является главным, а все остальные блоки лишь для примера его использования как элемент на любом дашборде. Поэтому начнем обзор с главного верхнего блока интерактивного календаря:
В самом календаре и шаблоне примера в целом мы не используем макросы для генерации и расстановки чисел месяцев. Поэтому для решения данной задачи в данном примере применяется диапазон ячеек с формулами массива. А условное форматирование позволяет нам автоматически визуализировать выбранные периоды времени сразу при управлении интерактивным календарем.
Важней момент! В аргументах формул массива присутствуют ссылки на именные диапазоны Excel с формулами и некоторые из них в своих формулах ссылаются на другие имена. Чтобы посмотреть весь список используемых имен выберите инструмент: «ФОРМУЛЫ»-«Определенные имена»-«Диспетчер имен» (CTRL+F3):
Сам интерактивный календарь управляется с помощью элементов управления формами Excel. Все они доступны из инструментария: «РАЗРАБОТЧИК»-«Элементы управления»-«Вставить».
Рассмотрим 3 элемента управления интерактивным календарем на дашборде:
Чтобы на примере продемонстрировать как использовать интерактивный календарь в действии на схематический дашборд били добавлены еще 2 графика и 1-а диаграмма.
О чем важно помнить, отправляя книгу другим людям
Вы можете отправить рабочую книгу со Встроенным календарем по электронной почте или загрузить на облачный диск, напр., Яндекс.Диск, Microsoft OneNote, Google Drive, Dropbox. Так же, как вы делитесь любым другим файлом.
Когда пользователи откроют рабочую книгу на своих компьютерах, она откроется в режиме защищенного просмотра. Чтобы редактировать книгу и использовать календарь, пользователям нужноРазрешить редактирование:
Мы предпринимаем все меры, чтобы обеспечить безопасность макроса Встроенного календаря, но обратите внимание:
- Ни один файл не может быть на 100% безопасным при передаче через интернет. Отправляя файл другим пользователям, используйте каналы, которым вы доверяете.
- Мы не можем гарантировать, что, когда пользователи получат книгу со Встроенным календарем, их системы не заблокируют файл. Компьютерные системы и облачные хранилища имеют свои политики безопасности по обработке макросов. Некоторые системы могут показать сигнал угрозы или заблокировать макросы как вредоносные.
- Мы рекомендуем встраивать календарь в книги формата *.XLSM, который является более безопасным по сравнению с *.XLS – более старым и уязвимым форматом Excel.
Интерактивная визуализация данных в Excel без макросов
Первый график заполняется автоматически данными о доходах и расходах в зависимости от выборки под управлением диапазона чисел на интерактивном календаре:
То есть сколько календарных дней выбрано в учетный период, столько же показателей отображает график в виде гистограммы с группировкой. Все значения изменяются автоматически и соответственны изменениям на календаре.
В нижнем левом углу расположена диаграмма распределения долей остатков товаров в трех магазинах и одном складе фирмы:
Все значения зависят от выборки данных из таблицы по условию дат учетных периодов, которые задаются с помощью календаря.
Последний график наглядно показывает объем продаж по дням недели (с понедельника по воскресенье), которые включены интерактивным календарем только в учетный период:
Например, если учетный период продолжительностью менее чем 7 дней значит один из дней недели будет равен нулю.
Появляется предупреждение системы безопасности, что это значит?
Когда вы открыли Excel файл и видите на панели сообщений «Предупреждение системы безопасности: запуск макросов отключен», значит, в этой рабочей книге содержатся макросы, и Excel их отключил. Макрос – это набор команд, который служит для автоматизации задач.
Встроенный календарь – это по сути макрос, который добавляет функционал календаря для вставки дат в рабочую книгу. Чтобы использовать календарь в книге, пользователям нужно включить макросы в Excel.
Важно:файлы с макросами могут быть потенциально опасны, особенно если получены через интернет. Если вы видите такое предупреждение системы безопасности, включайте содержимое, только если вы доверяете файлу и получили его от надежного источника.Узнайте больше о макросах.
Чтобы включить макросы для конкретной книги, нажмитеВключить содержимоев области панели сообщений:
Чтобы включить все макросы, откройте Файл Параметры Центр управления безопасностью Параметры центра управления безопасностью Параметры макросов ВыберитеВключить все макросы:
Скачать шаблон примера с интерактивным календарем в Excel
В результате при управлении календарем все параметры на диаграмме и графиках дашборда обновляются автоматически и соответственно датам выбранного учетного периода:
Используя данный шаблон интерактивного календаря, вы можете добавлять его на свои дашборды просто выделив на листе DASHBOARD диапазон ячеек L2:T9, затем скопировать CTRL+C и вставить CTRL+V в свой шаблон дашборда. Настроить потребуется только ссылки на ячейки в формуле массива и в свойствах элементов управления. А именные диапазоны скопируются вместе со своими прописанными внутренними формулами – автоматически (для проверки наличия имен, жмите CTRL+F3). Календарь будет полноценно работать на вашем дашборде.
Как установить систему дат 1904?
Кроме вышеописанной системы дат, Excel поддерживает еще одну систему – 1904 года, которая используется на компьютерах Macintosh. Excel автоматически производит смену системы дат, но при необходимости, это можно сделать самостоятельно вручную. Для этого нажимаем кнопку «Office», выбираем кнопку «Параметры Excel», заходим в раздел «Дополнительно» и находим группу «При пересчете этой книги». Смена системы дат производится установкой/снятием флажка перед пунктом «Использовать систему дат 1904».
Простой календарь
Для начала разберемся, как сделать обычный календарь на месяц. Создаете таблицу с заголовками в виде дней недели по строке и количеству недель в одном месяце.
Воспользуемся одним из стандартных шаблонов оформления таблицы, чтобы календарь выглядел наглядно и красиво.
На заметку! Чтобы быстрее заполнить ячейки, используйте маркер автозаполнения.
Заполняете дни, начиная с первого января. В итоге получается такая таблица:
Форматируете ячейки, чтобы внутри стояла только одна цифра, а не полная дата. Можете создать свой собственный формат и задать для него образец.
Проводите окончательные настройки расположения цифр, а также делаете другим цветом числа другого месяца при помощи стандартных инструментов редактора.
Это самый простой календарь, который создается вручную на один месяц текущего года. Как видите, ничего сложного в этом нет. Рассмотрим более сложные варианты.
Готовый результат
Для тех, кто просто хочет скачать календарь в Excel на текущий год, на картинке ниже показан как он выглядит. Красным отмечены праздничные дни, розовым — выходные. Текущий день, также автоматически выделяется заливкой.
Добавил календарь на 2020 год с праздниками и выходными в соответствии с постановлением правительства.
Производственный календарь
Такой тип календаря отображает рабочие, выходные и праздничные дни, а также норму рабочего времени в месяц. Чтобы сделать производственный календарь, выполняете следующие действия:
Важно! Для применения формулы нажимаете Ctrl+Shift+Enter. В этом случае программа автоматически посчитает значения для выделенного диапазона.
На заметку! При изменении таблицы с праздниками таблица с числами автоматически отформатируется.
После проведения всех операции получаете полностью автоматизированный рабочий производственный календарь.
Как задать свой собственный формат даты? Как преобразовать дату в год, месяц либо день недели?
Выделяем нужные ячейки в окне открытого листа и вызываем окно «Формат ячеек» любым из перечисленных выше способов. В окне «Формат ячеек» выбираем вкладку «Число» и в группе «Числовые форматы» выбираем пункт «Все форматы». После этого помещаем курсор в поле «Тип» и набираем код числового формата в русской раскладке клавиатуры:
— М – для отображения месяцев в виде числа от 1 до 12;
— ММ — для отображения месяцев в виде числа от 01 до 12;
— МММ – для отображения месяцев в виде «янв» — «дек»;
— ММММ — для отображения месяцев в виде «январь» — «декабрь»;
— МММММ – для отображения месяцев виде первой буквы месяца;
Форматы с кодом «М» можно использовать для преобразования даты в месяц.
— д – для отображения дней в виде числа от 1 до 31;
— дд – для отображения дней в виде числа от 01 до 31;
— ддд – для отображения дней в виде «Пн» — «Вс»;
— дддд – для отображения дней в виде «понедельник» — «воскресенье»;
Форматы с кодом «д» используются для преобразования даты в день.
— гг – для отображения лет в виде чисел от 00 до 99;
-гггг – для отображения лет в виде чисел от 1900 до 9999.
Форматы с кодом «г» используются для преобразования даты в год.