Выпадающий список – невероятно полезный инструмент, способный помочь сделать работу с информацией более комфортным. Он дает возможность вместить в ячейке сразу несколько значений, с которыми можно работать, как и с любыми другими. Чтобы выбрать нужное, достаточно нажать на значок стрелочки, после чего появляется перечень значений. После выбора определенного, ячейка автоматически заполняется им, и формулы пересчитываются, исходя из него.

Excel предусматривает множество различных методов генерации выпадающего меню, и кроме того, дает возможность гибко настраивать их. Давайте проанализируем эти методы более подробно.

Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня

Представим, что у нас есть перечень фруктов:

Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбираем пункт “Проверка данных“.
  • Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список“:
  • В поле “Источник” ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений “Источник” и затем мышкой выбрать диапазон данных:

Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2).

Процесс создания списка

Чтобы сгенерировать всплывающее меню, следует кликнуть на пункты меню по пути «Данные» – «Проверка данных». Откроется диалоговое окошко, где надо найти вкладку «Параметры» и нажать по ней, если она до этого еще не была открыта. В нем есть множество настроек, но нам важен пункт «Тип данных». Из всех значений «Список» – это то, что надо.

1

Количество методов, которыми осуществляется ввод информации во всплывающий перечень, достаточно большое.

  • Самостоятельное указание элементов списка через точку с запятой в поле «Источник», расположенного на той же вкладке того же диалогового окна.

    2

  • Предварительное указание значений. В поле «Источник» содержится диапазон, где имеется необходимая информация.

    3

  • Указание именованного диапазона. Метод, повторяющий прошлый, но только необходимо предварительно назвать диапазон. 4
  • Любой из этих методов выдаст требуемый результат. Давайте разберем методы генерации раскрывающихся перечней в реальных ситуациях.

    На основе данных из перечня

    Допустим, у нас есть таблица, описывающая виды разных фруктов.

    5

    Для создания перечня в раскрывающемся меню, основываясь на этом наборе информации, нужно совершить такие действия:

  • Выбрать ячейку, отведенную под будущий перечень.
  • На ленте найти вкладку «Данные». Там осуществляем нажатие по «Проверка данных».

    6

  • Найти пункт «Тип данных» и переключить значение на «Список».

    7

  • В поле, обозначающем опцию «Источник», ввести нужный диапазон. Обратите внимание, что нужно указывать абсолютные ссылки, чтобы при копировании списка информация не смещалась. 8
  • Кроме этого, предусмотрена функция генерации списков сразу больше, чем в одной ячейке. Чтобы этого добиться, следует выбрать их все, и совершить аналогичные описанным раньше действия. Снова необходимо удостовериться, что записаны абсолютные ссылки. Если в адресе нет значка доллара возле названия колонки и ряда, то нужно их добавить путем нажатия клавиши F4 до тех пор, пока возле названия столбца и ряда не будет стоять знак $.

    С ручной записью данных

    В приведенной раньше ситуации перечень записывался путем выделения необходимого диапазона. Это удобный метод, но иногда необходимо вручную записывать данные. Это даст возможность избежать дублирования информации в рабочей книге.

    Допустим, перед нами стоит задача создать список, содержащий два возможных варианта выбора: да и нет. Чтобы реализовать поставленную задачу, необходимо:

  • Нажать по ячейке, отведенной под перечень.
  • Открыть «Данные» и там отыскать знакомый нам раздел «Проверка данных».

    9

  • Снова выбираем тип «Список».

    10

  • Здесь в качестве источника необходимо ввести “Да;Нет”. Видим, что информация при ручном вводе вводится с использованием точки с запятой для перечисления.
  • После нажатия «ОК» у нас появился следующий результат.

    11

    Далее программой будет автоматически создано раскрывающееся меню в подходящей ячейке. Вся информация, которую пользователь указал качестве пунктов всплывающего перечня. Правила создания перечня в нескольких ячейках аналогичные предыдущим за тем лишь исключением, что следует указывать информацию вручную с использованием точки с запятой.

    Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных

    На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).

    Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова “Да” и “Нет”. Для этого нам потребуется:

    • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
    • Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных“:
    • Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список“:
    • В поле “Источник” ввести значение “Да; Нет”.
    • Нажимаем “ОК

    После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле “Источник“, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.

    Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках – выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.

    Создание раскрывающегося списка

    Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

    Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

  • Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».
  • Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.
  • Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.
  • Любой из вариантов даст такой результат.

    



    Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ

    Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу СМЕЩ для создания выпадающих списков.

    Например, у нас есть список с перечнем фруктов:

    Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы СМЕЩ необходимо сделать следующее:

    • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
    • Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных“:
    • Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список“:
    • В поле “Источник” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
    • Нажать “ОК

    Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.

    Как эта формула работает?

    На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).

    Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе “ссылка” (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах “смещ_по_строкам” и “смещ_по_столбцам” (в примере указано значение “0”) – на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных. В аргументе “[высота]” указано значение “5”, которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент “[ширина]” мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.

    Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.



    Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

    Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

  • Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.
  • Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range(«Е2:Е9»)) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then Target.Offset(0, 1) = Target Else Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target End If Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub

  • Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.
  • Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range(«Н2:К2»)) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then Target.Offset(1, 0) = Target Else Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target End If Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub

  • Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.
  • Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range(«C2:C5»)) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False newVal = Target Application.Undo oldval = Target If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then Target = Target & «,» & newVal Else Target = newVal End If If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub

    Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

    Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)

    Если вы используете для создания списка формулу СМЕЩ на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.

    Для создания списка потребуется:

    • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
    • Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных“;
    • Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список“;
    • В поле “Источник” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;”<>”))
    • Нажать “ОК

    В этой формуле, в аргументе “[высота]” мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными – формулу СЧЕТЕСЛИ, которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.

    Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.

    Подготовка

  • На листе №1 создайте несколько столбцов (т.е. дайте им заголовки), например дата, отдeл, наименование проблемы, причина неисправности, фамилия специалиста техподдержки и итог устранения. Так вот, дату проблему и причину мы трогать не будем, а вот oтдел и фамилию специалиста, устранившего неисправность, мы занесем в шаблон, так как вариантов тут может быть немного.

  • Чтобы было удобнее создайте новый лист и обзовите его как-нибудь. Я бы назвал «Данные». Именно сюда мы и будем вносить все возможные значения, из которых потом и будем выбирать то, что нам надо.

  • На листе 2 (Данные) начинайте записывать значения. В начале сделаем всё это для графы «Отдел». Я напишу в столбик несколько отделов, например отдeл статистики, администрация, бухгалтерия, отдел планирования, oтдел информационных технологий, ну и хватит пожалуй. Вы можете писать что-то свое.
  • Точно также напишите в столбик фамилии сотрудников, которые занимаются устранением проблем, например Иванов, Петров, Сидоров, Смирнов. Записали? Отлично. Тогда идем дальше. То же самое делаем с «Итогом устранения». Пишем данные, например устранено, на устранении, устранение невозможно.

  • Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных

    Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:

    • Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:
    • На панели инструментов нажимаем пункт “Форматировать как таблицу“:
    • Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы:

    Именованные динамические диапазоны

    Для создания раскрывающихся списков будем использовать именованные динамические диапазоны, которые позволяют добавлять и удалять элементы в исходных наборах без внесения изменений в формулы.

    Для динамических диапазонов создаем новый рабочий лист Excel и переименовываем его в «Списки». Заполняем столбцы наборами элементов:

    На вкладке «Формулы» ленты инструментов нажимаем ссылку «Присвоить имя»:

    В поле «Имя» пишем «Группа», в поле «Диапазон» вставляем формулу =СМЕЩ(Списки!$A$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$A:$A)-1;1) и нажимаем кнопку «OK». Первый именованный динамический диапазон создан.

    Повторяем эти действия для создания остальных именованных диапазонов, формулы для которых перечислены в таблице:

    ИмяДиапазон Группа =СМЕЩ(Списки!$A$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$A:$A)-1;1) Грибы =СМЕЩ(Списки!$B$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$B:$B)-1;1) Насекомые =СМЕЩ(Списки!$C$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$C:$C)-1;1) Рыбы =СМЕЩ(Списки!$D$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$D:$D)-1;1)

    Все имена диапазонов можно просмотреть в диспетчере имен («Формулы» — «Диспетчер имен»):

    В диспетчере имен доступно создание, изменение и удаление имен диапазонов.

    Как скопировать выпадающий список в Excel

    В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6.

    Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:

    • нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
    • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
    • выделите ячейки в диапазоне А2:А6, в которые вы хотите вставить выпадающий список;
    • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V.

    Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:

    • нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
    • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
    • выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
    • нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите “Специальная вставка“;
    • В появившемся окне в разделе “Вставить” выберите пункт “условия на значения“:
    • Нажмите “ОК

    После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.

    Выпадающий список с данными другого листа или файла Excel

    Классический метод не функционирует, если требуется получить информацию из другого документа или даже содержащегося в этом же файле листа. Для этого используется функция ДВССЫЛ

    , позволяющая ввести в верном формате ссылку на ячейку, находящуюся в другом листе или вообще – файле. Необходимо выполнить такие действия:

  • Активировать ячейку, где размещаем перечень.
  • Открываем уже знакомое нам окно. В том же месте, где мы ранее указывали источники на другие диапазоны, указывается формула в формате =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”)
    . Естественно, вместо Список1 и Лист1 можно вставлять свои имена книги и листа соответственно.
  • Внимание! Имя файла указывается в квадратных скобках. При этом Excel не сможет применять в качестве источника информации файл, закрытый в данный момент.

    Также следует отметить, что название файла сам по себе есть смысл указывать только если требуемый документ располагается в той же папке, что и та, где будет вставляться перечень. Если нет, то необходимо полностью указывать адрес этого документа.

    Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе

    Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:

    • Нажмите на вкладку “Главная” на Панели инструментов;
    • Нажмите “Найти и выделить” и выберите пункт “Выделить группу ячеек“:
    • В диалоговом окне выберите пункт “Проверка данных“. В этом поле есть возможность выбрать пункты “Всех” и “Этих же“. “Всех” позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт “этих же” покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем “всех“:
    • Нажмите “ОК

    Нажав “ОК“, Excel выделит на листе все ячейки с выпадающим списком. Так вы сможете привести за раз все списки к общему формату, выделить границы и.т.д.

    Создание зависимых выпадающих списков

    Зависимый список – это тот, на содержимое которого влияет выбор пользователя в другом перечне. Допустим, перед нами открыта таблица, содержащая три диапазона, каждому из которых присвоено имя.

    24

    Нужно действовать по таким шагам для генерации перечней, на результат которых влияет опция, выбранная в другом списке.

  • Создать 1-й перечень с именами диапазонов.

    25

  • В месте ввода источника один за одним выделяются требуемые показатели.

    26

  • Создать 2-й перечень, зависящий от типа растений, который предпочел человек. Как вариант, если в первом указать деревья, то информацией во втором списке станет «дуб, граб, каштан» и дальше. Необходимо записать в месте ввода источника данных формулу =ДВССЫЛ(E3).
    E3 – ячейка содержащая название диапазона 1.=ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с наименованием списка 1.
  • Теперь все готово.

    27